Wenn man sich die Komplettpakete für Internetflat und Festnetztelefonie via Internet der verschiedenen Provider etwas genauer anschaut, dann stellt man schnell fest, dass die mittelständischen Unternehmen zu der Zielgruppe gehören, die am meisten davon profitieren können. Ein kleines Rechenbeispiel soll das verdeutlichen. Nimmt man einmal an, dass durchschnittlich zwanzig Mitarbeiter gleichzeitig telefonieren, dann bräuchte man etwa sechs DSL 6.000 Doppelflat Pakete. Mit dem durchschnittlich gewährten Mengenrabatt käme man auf monatliche Kosten von knapp über hundert Euro, wenn man die ausgehenden Gespräche komplett auf Voice over IP umstellt. Nimmt man weiter an, dass die zwanzig Mitarbeiter täglich etwa eine Stunde im Inland telefonieren, dann würde man im Vergleich bei einem klassischen Festnetzanbieter selbst bei einem Minutenpreis von drei Cent schon über 700 Euro berappen. Das heißt, die Telefonkosten könnten auf ein Siebentel des ursprünglichen Wertes gesenkt werden.
Doch die Vorteile, die sich durch die Nutzung der Voice over IP Technik ergeben, gehen noch deutlich weiter. Um Voice over IP auf dem Computer nutzen zu können, benötigt man spezielle Software. Die Software arbeitet direkt mit der IP Adresse des jeweiligen Users. Dorthin werden sowohl die digitalisierte Sprache als auch alle anderen Daten übertragen. Beim Messenger sieht man sofort, wer von den Usern, die man in seiner Kontaktliste stehen hat, gerade online und damit ansprechbar ist. Ist der jeweilige User gerade mit anderen Dingen beschäftigt, kann er seinen Status auf “Beschäftigt” setzen. Macht er gerade eine kleine Pause, steht die Statusanzeige “Abwesend” zur Verfügung.
Diese Anzeigen erleichtern in der Praxis die Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitern ungemein. Das betrifft vor allem den Informationsaustausch zwischen Abteilungen, deren Mitarbeiter sich nicht direkt sehen können. In diese Form der Kommunikation können darüber hinaus auch Mitarbeiter einbezogen werden, die von zu Hause aus oder von einem angemieteten Niederlassungsbüro aus arbeiten. Ihre Daten werden über das Internet via Tunneltechnologie VPN übertragen und in das interne Netzwerk der Firma eingespeist. Auch hier wird angezeigt, ob sie verfügbar sind oder nicht. Voice Over IP beim Mittelstand bringt durch die damit verbundene Software weitere Vorteile. So sind damit auch Konferenzschaltungen zum Beispiel für Teambesprechungen möglich. Voice over IP kann auch durch Videostreams ergänzt werden. So kann man zum Beispiel Schulungen durchführen, ohne dass dadurch die zusätzlichen Reisekosten anfallen würden, die entstünden, wenn man wie beim klassischen Frontalunterricht die Mitarbeiter zu einer zentralen Stelle bringen müsste.
Ein weiterer Vorteil durch Voice over IP entsteht im Mittelstand dadurch, dass einige Bereiche ausgelagert werden können, ohne dass der Kunde das mitbekommt. So könnten sich beispielsweise mehrere mittelständische Firmen eine Servicezentrale in Form eines Callcenters teilen. Die Anrufe der Kunden würden von der Telefonanlage der Auftraggeberfirma via Voice over IP an das Callcenter weitergeleitet werden. Hier sorgt ein interaktives Sprachmenü dafür, dass sie genau zu den Betreuern weitervermittelt werden, die über die Produkte und Leistungen der jeweiligen Firma am besten Auskunft geben können. Ein ähnliches Prinzip wenden beispielsweise die Rechtsschutzversicherer bei ihren Notrufhotlines an, um die Kunden zu den jeweiligen Fachanwälten weiterzugeben, die gerade Rufbereitschaft haben. Dabei muss der Anwalt weder im Gebäude des Versicherers noch in seiner Kanzlei sein, sondern nur über seine IP beim Provider angemeldet sein, während er vielleicht sogar gerade am Mittelmeer am Strand liegt.