Ein mobiles Büro hat einige Vorteile. Man kann von überall aus seine Firma über das Internet managen, egal ob man gerade in Spanien im Urlaub oder in China auf Geschäftsreise ist. Dazu benötigt man im Prinzip nicht mehr als ein Notebook der neueren Generation mit einem Slot, in den man eine UMTS Karte einschieben kann, die man auf der Grundlage eines Flatratevertrages mit einem geeigneten Provider bekommen hat. Mikrofon und Lautsprecher sind in die meisten Notebooks bereits integriert. Falls nicht, kann man sich beim nächsten Elektronikdiscounter ein Headset kaufen, das einfach nur an den Computer angesteckt werden braucht. Eine geeignete Anwendung für Voice over IP kann man sich kostenfrei aus dem Internet herunter laden. Die dafür benötigte TAPI Funktion ist in den neuen Betriebssystemen schon von Haus aus enthalten. Damit ist man gut gerüstet, um die gesamte Kommunikation einschließlich Telefonie über das Internet abwickeln zu können. Ergänzt man das ganze mit einem der leichten und kleinformatigen mobilen Drucker, hat man ein komplettes mobiles Büro in einem normalen Pilotenkoffer, in dem dann sogar noch Platz für jede Menge papierener Dokumente ist.
Natürlich benötigt ein mobiles Büro auch ein Telefon, das man nutzen kann, wenn der Computer gerade einmal ausgeschaltet ist. Wenn man im heimischen Büro eine Flatrate für Internetzugang und Festnetz hat, sollte man bei seinem Provider anfragen, wie es mit einer Flatrate für die Festnetzanrufe vom Mobiltelefon aus ausschaut. Die Provider bieten diese mobile Festnetzflatrate im Rahmen der DSL Verträge sogar ohne monatliche Grundgebühr gegen eine einmalige Einrichtungsgebühr von weniger als zehn Euro an. Da niemand etwas zu verschenken hat, fragt man sich, wie solche Angebote möglich sind. Auch an dieser Stelle kommen im Hintergrund wieder die Internettechnologie und Voice over IP ins Spiel. Die Festnetzanrufe vom Handy aus werden nämlich seitens des Providers ebenfalls als Voice over IP Anrufe über das Internet gemanagt und fallen damit die Flatrate für den Internetzugang.
Auch das Handy nutzt dann entweder GSM oder UMTS. Für die Umsetzung der analogen Sprache in digitale Signale ist eine Software zuständig, die auf dem Chip der Karte gespeichert oder direkt aufs Handy geladen wird. Sie beherrscht auch SIP, das sitzungsinitiierte Protokoll zum Aufbauen und Beenden der Verbindung, das auch in der Festnetztelefonie über das Internet Verwendung findet. Durch die notwendige universelle Kodierung der Sprachsignale entstehen winzige Verzögerungen, die noch bis vor einigen Jahren ein echtes Problem beim mobilen VoIP darstellten. Sie wurden durch GSM und UMTS weitestgehend behoben, so dass jetzt auch mobil VoIP im Vollduplexverfahren möglich ist. Die Lösung war so einfach wie genial. Man nutzt einfach für den Upload und Download der Daten verschiedene Frequenzen. So konnte die Übertragung deutlich beschleunigt werden und man unterschritt die Latenzwerte, die als Grenzwert für eine Echtzeittelefonie von der Internationalen Fernmeldeunion definiert worden waren. Ein weiterer Vorteil des GSM und UMTS Standards ist, dass sie nicht nur regional, sondern weltweit Anwendung finden. So kann man die Kombination UMTS Notebook und UMTS Handy in nahezu jeder Region der Erde als mobiles Büro nutzen, vorausgesetzt, man bekommt eine gute Verbindung zum nächsten Sendemast oder geostationären Satelliten.