Unter Softphone versteht man die durch Software auf einem Computer simulierten Funktionen eines herkömmlichen Telefones. Um diese Art der Telefonie über den Rechner möglich machen zu können, muss der Computer ein paar technische Voraussetzungen aufweisen, die für Voice over IP unabdingbar sind. Die wichtigste Voraussetzung ist eine Schnittstelle zum Telefonnetz bzw. zum Internet oder zu einem lokalen Netzwerk. Der Übergang zum öffentlichen Telefonnetz kann mit einem Router über LAN, WLAN oder USB hergestellt werden. Alternativ kann je nach Art des Anschlusses auch ein Modem oder eine ISDN Karte eingesetzt werden. Darüber hinaus muss der Computer ein Audiosystem besitzen, das entweder über eine Soundkarte oder einen entsprechenden Chipsatz auf dem Motherboard realisiert wird. Last but not least benötigt man noch Aus- und Eingabegeräte für die Sprache. Moderne Notebooks besitzen dafür bereits ein integriertes Mikrofon und auch Lautsprecher. Beim Arbeitslatz PC kann es sein, dass man zwar Boxen hat, die häufig im Fuß des Monitors versteckt sind, aber ein externes Mikrofon anschließen muss. Im Zweifelsfall hilft ein Headset, dass man sich schon für unter zehn Euro beim nächsten Elektronikdiscounter besorgen kann.
Anschließend muss auf dem Rechner noch die entsprechende Software installiert werden. Für diese Telefoniesoftware kommen unterschiedliche Protokolle zum Einsatz. Am weitesten verbreitet sind dabei die universellen Protokolle SIP alias Session Initiation Protocol sowie der Standard H.323, der als Empfehlung der Internationalen Fernmeldeunion sogar weltweit verwendet wird. Einige Varianten des Softphone besitzen eigene Protokolle. Sie sind weniger praktisch, weil sie mit anderen Anwendungen für die Internettelefonie, auch Voice over IP oder kurz VoIP genannt, nicht kommunizieren können. Man sollte sich also für eine Variante entscheiden, die mit vielen verschiedenen Protokollen arbeitet oder sich im Freundeskreis genau absprechen, mit welcher Softphone Anwendung man arbeiten möchte, um möglichst viele potentielle Gesprächspartner darüber erreichen zu können. Grundlage der Kommunikation zwischen dem öffentlichen Netz und der Anwendung für den Rechner ist die TAPI Schnittstelle. Auch sie wird durch Software geschaffen, die in der Lage ist an den Computer Befehle erteilen zu können.
Der Vorteil beim Softphone ist, dass bei vorhandenem Equipment für den Internetzugang keine weitere Hardware, bis auf eventuell ein Headset, angeschafft werden muss. Auch die Softphone Programme kann man sich in den meisten Fällen kostenfrei aus dem Internet herunterladen. Diese kostenlosen Basisvarianten reichen für den Hausgebrauch und auch für kleinere Büros und andere Unternehmen völlig aus. Auch die kommerziellen Varianten mit automatischen Anrufverteilung und verschiedenen Wählsystemen kosten nicht die Welt, wenn man das mit den Kosten vergleicht, die bei der Anschaffung entsprechender Hardware anfallen würden, wenn man eine gleichwertige Funktionalität erzielen möchte.
Das Softphone für Voice over IP greift auf Internettechnologien zurück. Das bedeutet in der Praxis, dass auch die Festnetztelefonie über das bestehende interne Datennetz in Kombination mit dem öffentlichen Telefonnetz und dem Internet abgewickelt wird. So können die Kosten für die Kommunikation erheblich reduziert werden. Das gilt vor allem dann, wenn man von den günstigen Flatrates Gebrauch macht, die für den ans Festnetz gebundenen DSL Anschluss und auch für den UMTS Zugang ins Internet vom Notebook aus angeboten werden. Sie haben bei entsprechender Zusammenstellung der Wählregeln und Anwahlsperren den Vorteil, dass sie komplett durchgeplant werden können.