Ehe man sich der Beschaffung der benötigten Voice over IP Hardware widmet, sollte man sich zuerst einmal überlegen, ob der eigene Telefonvertrag oder der Internetzugang das überhaupt sinnvoll macht. Sinnvoll ist Voice over IP, oder kurz VoIP genannt, immer nur dann, wenn der Anschluss eine ausreichende Bandbreite bzw. Kanalanzahl aufweist, um digitale Daten in größeren Mengen übermitteln zu können. Als derzeit modernste Form steht dazu im Moment der DSL Anschluss zur Verfügung, wobei angemerkt werden sollte, dass sich eine optimale Qualität der Sprachübertragung erst ab DSL 3000 wirklich durchgängig möglich ist. Bei DSL 1000 und hohen Dämpfungsraten bei der Leitung und den verbindenden Installationen und Geräten kommt es häufig zu Verbindungsabbrüchen. Der Idealfall ist, wenn der DSL Anschluss noch dazu eine Flatrate für den Internetzugang besitzt, die nicht an ein Zeitlimit oder eine Datenmengenbegrenzung gebunden ist. Hier heißt es aufpassen, denn einige Provider sind schon dahinter gekommen, dass größere Firmen oder gar Callcenter die günstigen Preise dieser Flatrates gnadenlos ausnutzen und passen ihre Verträge jetzt an, indem sie diese mit verschiedenen Datenmengen für bestimmte Zeiteinheiten koppeln.
Die neuere Standardausstattung eines Notebooks reicht für Voice over IP völlig aus, denn bei den meisten Modellen sind bereits ein Mikrofon und ein Lautsprecher integriert. Hier tritt nur oft das Problem von Rückkopplungen auf, das zu unangenehmen Störgeräuschen führt, die genauso klingen, als wenn ein DJ mit dem Mikrofon in den Strahlungsbereich einer Lautsprecherbox gerät. Dort schafft ein Headset Abhilfe, das es heute schon kinderleicht an den USB Port angeschlossen werden kann. Die Nutzung eines Headsets hat noch einen weiteren Vorteil. Man hat während des Telefonierens die Hände frei und kann weiter arbeiten und zum Beispiel Daten eingeben, die man gerade von seinem Gesprächspartner abfragt.
Darüber hinaus bekommt man im Fachhandel spezielle VoIP Telefone, in denen bereits ein Adapter für die Internettelefonie integriert wurde. Ansonsten kann man auch sein vorhandenes Telefon weiter verwenden und zwischen den Router und das Telefon einen der einzeln erhältlichen Adapter schalten. Das herkömmliche Telefon in Verbindung mit einem Adapter hat einen entscheidenden Vorteil, denn damit kann man sowohl das klassische Festnetz zum Telefonieren nutzen als auch Voice over IP nutzen. Wer noch keinen Router besitzt, der sollte sich bei der Auswahl des Anbieters gleich auch umschauen, ob er einen findet, der die benötigte Hardware für die Vertragslaufzeit mit zur Verfügung stellt. Das hat den Vorteil, dass der Anbieter auch bei Ausfällen der Technik für die Reparatur oder einen Austausch der gemieteten Geräte zuständig ist. ISDN Telefone lassen sich daran allerdings nicht betreiben.
Der enorme Kostenvorteil bei Voice over IP wird vor allem in größeren Unternehmen schon seit einiger Zeit ausgenutzt. Das gilt nicht nur für die Telefonate, die mit Partnern außerhalb des Unternehmens geführt werden müssen, sondern auch für die Anrufe, die man innerhalb einer Firma tätigen möchte. Deshalb wurde die Funktion Voice over IP bereits in die verschiedensten Softwarelösungen mit integriert. Dabei wird der zentrale Server des lokalen Netzwerkes gleichzeitig zum Host, der die zu tätigenden Anrufe innerhalb des Netzwerkes koordiniert und an die richtige Stelle weiterleitet. Ein der Voraussetzungen dazu ist, dass das VoIP Telefon ähnlich wie der Computer innerhalb des Netzwerkes als Adresse eine IP zugewiesen bekommt.