Die nötige Software kann man zum Beispiel unter dem Betriebssystem Unix oder Windows betreiben. Sie eignet sich zur Verbindung mit analogen Anschlüssen und verschiedenen Formen der ISDN Anschlüsse. Die softwaregebundene Telefonanlage stellt den Nutzern eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung. Schon bei der Einwahl kann der Anrufer entweder direkt zu einem Arbeitsplatz durchgeleitet, zu einem Anrufbeantworter geführt oder mit IVR Abfragen gezielt zu bestimmten Teilnehmern durchgestellt werden. Diese Software Telefonanlage stellt auch die Möglichkeiten von Telefonkonferenzen zur Verfügung und bietet eine unglaublich schnelle Kryptografie. Als Kryptografie bezeichnet man die verschlüsselte Übertragung von Sprache, wie sie beispielsweise bei den sicherheitsrelevanten Verbindungen der Regierung und der Nachrichtendienste notwendig ist.
Die Software Telefonanlage stellt die Verbindung mit VoIP Endgeräten und dem jeweiligen Provider direkt her. Möchte man eine solche Software Telefonanlage an einem herkömmlichen Telefonanschluss betreiben oder als Endgeräte analoge Telefone und Ähnliches benutzen, dann muss man den Computer, auf dem die Software läuft, mit zusätzlichen Steckkarten aufrüsten, über die die notwendigen physischen Schnittstellen bereit gestellt werden können. Die Einrichtung von ISDN Nebenstellen ist nur möglich, wenn man entsprechende Netzabschlussgeräte wie ein NTBA, NTPM oder eine ISDN Karte dafür einsetzt.
Kernpunkt einer jeden Software Telefonanlage ist das Wählsystem. Hier wird festgelegt, wie mit den eingehenden Anrufen zu verfahren ist. Dabei kann man sogar eine Reihenfolge festlegen, in der die einzelnen Endgeräte “abgefahren” werden, wenn sich niemand meldet oder dort gerade gesprochen wird. Auch bietet die Software die Möglichkeit, für die einzelnen Endgeräte unterschiedliche Mailboxen einzurichten. Über die Steuerung wird ebenfalls festgelegt, welche Eingaben akzeptiert und ausgeführt werden. So kann man den einzelnen Endgeräten bestimmte Rechte zuordnen. Die Software lässt sich unter den verschiedensten Betriebssystemen betreiben, wobei der Schwerpunkt auf Unix und Linux liegt. Das hat den Vorteil, dass ich die Software Telefonanlage leicht auf Servern einbinden lässt, da viele Server genau damit arbeiten. Auch gibt es Lösungen, bei denen die Software Telefonanlage in das Apple Macintosh und Windows Betriebssystem eingebunden werden kann. Bei Mac ist das nur bei den neueren Versionen möglich.
Die Software Telefonanlage benutzt für die Umsetzung und Steuerung der zu übertragenden Daten verschiedene Codecs und Protokolle. Die derzeit am weitesten verbreitet Protokolle sind SIP - Session Initiation Protokoll, IAX - InterAsterisk eXchange und H.323. Für den Betrieb an einem ISDN Anschluss stehen beispielsweise Euro ISDN alias DSS1, DMS 100 und NFAS zur Verfügung. Die Software Telefonanlage muss auch in der Lage sein, die Sprache digital umsetzen zu können. Die dafür verwendeten Audio Codecs sind G.711, GSM, ADPCM und zur Dekomprimierung ist auch MP 3 verfügbar. Das ist auch wichtig, weil die Software Telefonanlagen teilweise sogar mit Spracherkennung arbeiten und die Daten für den Transport durch das eigene und durch andere Netze komprimieren. Werden Sprachdaten von der Software Telefonanlage an das Internet übergeben, wird auch die VPN Technologie genutzt, bei der die zu versendenden Daten noch einmal verpackt werden, so dass deren Inhalte am mitgeschickten Header nicht mehr zu erkennen sind. Das schützt vor unerwünschtem Ausspähen der über Voice over IP geführten Gespräche, die über fremde Netze übertragen werden müssen.