Die Adressgenerierung ist eine der wichtigsten Aufgaben in einem Unternehmen. Viele bezeichnen den Vertrieb als die Speerspitze eines Unternehmens, weil er für den Großteil des Umsatzes verantwortlich ist. Der Vertrieb kann aber immer nur so gut sein wie die Adressen, die ihm zur Verfügung stehen. Nur wenn diese Adressen ausreichend qualifiziert sind, werden aus Unbekannten Interessenten, aus Interessenten Kunden. Qualifizierung bedeutet, dass die Adressen über alle notwendigen und gewünschten Informationen verfügen. Dazu gehören vollständige Angaben zu Vornamen und Namen, Straße und Hausnummer, Land. Postleitzahl und Ort für ein Mailing, für Telefonmarketing sind darüber hinaus noch Vorwahl, Telefonnummer und gegebenenfalls Durchwahl erforderlich. Für E-Mail Newsletter benötigt man natürlich darüber hinaus die E-Mail Adresse.
Vor der Adressnutzung werden die Adressen nach Eignung vorselektiert, auf Aktualität überprüft und wenn nötig, mit weiteren Informationen angereichert. Wie geschieht das? Manche Informationen sind leicht zu beschaffen. Adressen und Telefonnummern sind weitestgehend öffentlich zugänglich. Da helfen schon Telefonbuch oder Branchenbuch weiter. Anders sieht es mit Informationen wie der Durchwahl, der Handynummer oder auch der E-Mail Adresse aus. Um diese Informationen zu bekommen, kann man sich an Adressverlage wenden. Hier kann man verschiedene Adresspools zur Einmalnutzung oder Mehrfachnutzung mieten. Dies ist aber nicht billig. Ein weiterer Nachteil: Diese Adressen können auch von Ihrem Mitbewerber genutzt werden. Die Qualität von gekauften Adressen ist daher nie so gut wie die von selbst generierten. Nutzen Sie daher jede Gelegenheit, um Kunden oder Interessenten nach weiteren Informationen über sie zu befragen. Dazu gibt es verschiedene Methoden.
Sie können auf Ihrer Hausmesse oder an Ihrem Messestand jeden Besucher bitten, seine Visitenkarte zu hinterlassen. Sie können Besucher Ihrer Homepage bitten, sich zu registrieren, oder bei Mailings weitere Informationen über die Interessenten abfragen. Loben Sie dann noch einen Preis unter den Rücksendern aus, erhöht sich die Anzahl derer, die antworten, deutlich.
Möchten sie über ein Produkt oder eine Dienstleistung Informationen erhalten, geben viele Menschen meist bereitwillig Adresse und Telefonnummer oder E-Mail Adresse an. Damit erklären sie sich auch automatisch dazu bereit, zukünftig auf diesem Kommunikationsweg kontaktiert zu werden. Als Unternehmen haben Sie so kein Problem mehr mit dem Verbot, Telefonmarketing zum Erstkontakt einzusetzen (UWG §7).
Auf einen wichtigen Unterschied bei der Adressgenerierung soll noch hingewiesen werden: Informationen sind im B2B, also im Geschäft zwischen Unternehmen, leichter zu beschaffen. Der Einkaufsleiter wird seine Telefonnummer und Durchwahl einem Lieferanten ohne zu zögern mitteilen. Im B2C, also im Kontakt eines Unternehmens mit dem Endverbraucher, ist das anders. Als Privatmann möchte man nicht gerne von Verkäufern angerufen werden. Qualifizierte Adressen enthalten daher im B2B andere Informationen als im B2C. Im B2B benötigt man für die Adressgenerierung Informationen wie Branche, Unternehmensgröße, Jobtitle, Namen des Entscheiders und Informationen über seine Zahlungsfähigkeit. Nur so kann das Angebot zielgerichtet erfolgen. Im B2C hingegen werden eher Informationen über das persönliche Verhalten abgefragt. Wie oft schaut der Endverbraucher fern, geht er ins Kino, hat er ein Auto, was isst er, welchen Freizeitbeschäftigungen geht er nach? Aus diesen Informationen lässt sich sein Interesse an bestimmten Produkten oder Dienstleistungen ableiten. Unternehmen dürfen diese Informationen abfragen und auch aufbewahren, aber nur anonym. Die Zuordnung zu den Namen darf laut Datenschutz nicht erfolgen.