Für das Eintreten einer Firmeninsolvenz kann es viele Gründe geben. In der Regel zeigen sich diese in der Form, dass das betroffene Unternehmen langfristig gesehen hohe Zahlungsverpflichtungen hat, die durch die vorhandenen Zahlungseingänge meist nicht abgedeckt werden können. Man kann dabei zwischen internen und externen Ursachen unterscheiden. Zu den externen Ursachen kann zählen, dass das Unternehmen aufgrund des Marktgeschehens (Nachfrage) weniger oder sogar keine Produkte verkaufen kann. Dies ist immer dann der Fall, wenn Produkte nicht mehr benötigt werden (z. B. Fotofilme nach Einführung von Digitalkameras) oder weil ein Konkurrenzunternehmen niedrigere Preise ansetzen kann (z. B. durch Vorteile beim Einkauf aufgrund der Menge). Interne Ursachen werden oft auf mangelhaftes Controlling zurückgeführt, wobei es sich hier um mehr als nur den Überblick über Zahlungen handelt, da auch zukünftige Ausgabenfristigkeiten und Verkaufsplanungen berücksichtigt werden müssen. Auch eine sehr hohe Verschuldung gegenüber Banken schränkt die Flexibilität ein, dauerhaft oder auch nur kurzfristig Verkaufspreis zu senken.
Um die Gläubiger befriedigen zu können, gibt es in Deutschland das gerichtliche Insolvenzverfahren, bei dem die Gläubiger aus den verbliebenen Vermögenswerten anteilig ausgezahlt werden. Das Insolvenzverfahren wird, wie es der Name schon sagt, vom zuständigen Gericht eröffnet. Während des Verfahrens wird ein Insolvenzverwalter eingesetzt, der alles Massegegenstände auflistet und ein Vermögensverzeichnis erstellt. Die Massegegenstände (z. B. Maschinen, Bürogeräte) müssen dann verwertet werden, um an Geld zu kommen. Die aus der Verwertung gewonnenen Geldmittel werden nach Zahlung der Kosten für das Insolvenzverfahren dann auf die Gläubiger verteilt, deren Ansprüche schon vor der Eröffnung des Insolvenzverfahrens bestanden haben. In den meisten Fällen führt ein solches Verfahren der Firmeninsolvenz dann zur Unternehmensaufgabe, also zur Schließung der Firma.
Eine sinnvolle Alternative für Unternehmen ist eine außergerichtliche Bereinigung der Schulden. In den meisten Fällen werden dann Vergleich, Ratenzahlungspläne oder beides in Kombination abgeschlossen, damit auch alle notwendigen Sanierungsmaßnahmen im Unternehmen erfolgreich durchgeführt werden können. Diese Variante wird oft auch von den Gläubigern akzeptiert, da es im Interesse beider Seiten (Schuldner und Gläubiger) liegt. Eine Schuldnerberatung ist hier der beste Ansprechpartner für das weitere Vorgehen. Sie übernimmt dabei die Sortierung des Schriftwechsels mit den Gläubigern und die Verwaltung der Verbindlichkeiten. Der Schriftwechsel erfolgt in der Regel ebenfalls über die Schuldnerberatung. Oft wird in solchen Fällen mit einem Rechtsanwalt zusammengearbeitet, der dann mit dem Unternehmen die mögliche Gesamtrate pro Monat festlegt. Dabei wird auch ein Verwaltungskonto eingerichtet, was die Begleichung der Schulden erheblich vereinfacht - es muss nicht mehr an jeden einzelnen Gläubiger gezahlt werden, sondern man zahlt nur noch einen Betrag auf das Verwaltungskonto. Die Möglichkeit der außergerichtlichen Schuldenbereinigung hilft in der Regel dabei, das Unternehmen und die darin bestehenden Arbeitsplätze zu erhalten.