Im digitalen Zeitalter funktionieren die meisten technischen Anwendungen auf Softwareanwendungsbasis. Sei es im Autobau, beim der Stahlherstellung, oder in Druckereien, ohne Computer funktioniert heute nichts mehr. Diese Systematik hat Vor- und Nachteile. Ein klarer Vorteil von automatisierten Vorgängen und Anwendungen ist, dass weniger Menschen benötigt werden, Vorgänge schneller funktionieren und teilweise mehr Stunden pro Tag bei gleich bleibender Leistung produziert werden kann. Klare Nachteile sind Stellenabbau und geringere menschliche Kontrolle über die computergesteurten Arbeitsschritte. Beim beginnenden Buchdruck im 15. Jahrhundert war von diesen technischen Abläufen allerdings wenig zu sehen. Johannes Gutenberg, erster Konstrukteur einer Buchpresse, erledigte praktisch alle Aufgaben selbst. Lediglich der Druck war dadurch automatisiert, dass die in Reihe gebrachten Buchstaben beständig auf das Papier gepresst wurden. Selbst dafür war aber zunächst noch menschliche Kraft von Nöten. Bei modernen Drucksystemen ist dies nicht mehr der Fall. Für fast alle Arbeitsschritte ist der Drucker und die zuständige Software zuständig.
Drucksysteme sind heute bei jeder Form von Drucker enthalten. Dabei spielt es überhaupt keine Rolle, ob es ein Drucker für den Hausgebrauch ist, oder ein großindustrieller Drucker, der pro Tag eine Millionenauflage einer Tageszeitung druckt. Grundsätzlich gilt die Regel, dass kein Drucker ohne Software druckt. Praktisch nie wird der Auftrag vom Computer an den Drucker übermittelt. Dieser ist von sich aus in der Regel gar nicht in der Lage, das entsprechende Motiv, oder den Text abzudrucken. Er benötigt erst eine entsprechende Software, die den Computercode in einen Farbcode umwandelt. Dieser wiederum wird dann vom Drucker aufgenommen und in die entsprechenden Farben umgesetzt, die letztlich auf dem Druckstoff erscheinen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Magazin, oder Ein Schriftbanner handelt. Das Prinzip ist letztlich das Selbe. Die Aufgaben eines Drucksystems gehen jedoch darüber hinaus. Es sortiert die eingehende Druckaufträge nach angegebener Wichtigkeit und Reihenfolge, ergänzt Informationen zur Papiergröße und und Zusammensetzung und übernimmt gegebenenfalls sogar die Buchführung der Druckaufträge zur späteren Überprüfung und in Rechnungstellung. Auf Grund dieser Funktionen ist ein Drucksystem unerlässlich für eine Druckerei, aber auch für eine Privatperson. Das Drucksystem meldet darüber hinaus auf Fehlermeldungen des Druckers und erläutert bei Bedarf, wie diese behoben werden können. Die bekanntesten Fehler sind der Papierstau und die schmierende Patrone. In Druckereien kann es auch zu Fehler kommen, wenn sich zum Beispiel im Offsetdruck eine der Platten von den Walzen löst, oder die falschen Farben auf das Papier übertragen werden.
Von modernen Drucksystemen wird darüber hinaus auch erwartet, dass sie netzwerkfähig sind. Das bedeutet, das bei Einbindung des Druckers in ein Netzwerk von jedem beliebigen Computer auf dem Drucker gedruckt werden kann. Hierzu ist vorallem ein entsprechende LAN-Verbindung nötig. Auch muss der Zugriff des Rechners auf das Drucksystem genehmigt worden sein. Für diesen Schritt ist meist ein Systemadministrator nötig.