E-Mail als Kommunikationsform ist in Ihrer Wichtigkeit so rasant gewachsen, dass sie die Bedeutung der anderen Kommunikationsformen wie persönliches Gespräch und Telefonieren in den Hintergrund treten lässt. Die Kommunikationsform Brief ist durch die E-Mail Kommunikation fast in der Bedeutungslosigkeit verschwunden. E-Mail ist die Abkürzung für elektronische Post, das Versenden von Textnachrichten und Dokumentenanlagen über Netze vor allem über das Internet. E-Mail ist in den meisten Fällen eine Person zu Person Kommunikation, genau wie das persönliche Vier-Augengespräch oder das Telefongespräch.
Um eine E-Mail zu schreiben startet man sein E-Mail Programm und klickt dort auf eine Schaltfläche zum Erstellen einer neuen Mail. Man gibt den Empfänger an, bzw. holt die E-Mail Empfänger Adresse aus dem Adressbuch. Wenn man will, kann man mehrere Empfänger, zusätzliche Kopierempfänger sowie Empfänger angeben, die nicht in der Verteilung sichtbar sind. Dann schreibt man den E-Mail Text (meist kann man auch Formatierungen verwenden) und hängt bei Bedarf Dateien als Anlagen an. Nach einer letzten Kontrolle wird die E-Mail verschickt. Bei manchen Programmen ist es auch möglich, eine Sende- oder eine Empfangsbestätigung anzufordern. Zwar kann man E-Mails auch in Varianten benutzen, die mehr einer Massenkommunikation entsprechen, aber dies ist nicht der zentrale Ansatzpunkt, um zu erklären, warum E-Mail-Kommunikation inzwischen so bedeutsam geworden ist.
Man kann die Fragestellung klären, wenn sich damit beschäftigt, wann denn die jeweilige Kommunikationsform die angemessene ist. Wann sollte man ein persönliches Gespräch suchen, wann sollte man telefonieren und wann sollte man eher eine E-Mail schreiben? Peter Becker ist Abteilungsleiter und möchte von einem Projektmitarbeiter eine Information. Wenn diese Information sehr wichtig für ihn ist und sich aus der Information möglicherweise sofort eine Reaktion des Projektmitarbeiters ergeben sollte, dann wird Herr Becker wohl zum Telefonhörer greifen. Denn nur so bekommt er die Information und kann sofort dem Mitarbeiter eine Anweisung geben. Sollte es sich um ein sehr heikles Problem handeln, dann wird er den Mitarbeiter zu einem persönlichen Gespräch bitten oder ihn sofort aufsuchen.
Telefon oder persönliches Gespräch sind also dann zu wählen, wenn sich aus dem Informationsaustausch für beide Seiten Handlungsfolgen ergeben oder ergeben könnten. Dies ist aber in vielen Fällen nicht nötig. Für den Chef reicht es meist aus, wenn er den Vorgang initiiert, sich einen Vermerk angefertigt hat und später den Mitarbeiter kontrolliert, ob denn der Vorgang auch richtig läuft. Dies kann er alles mit einer E-Mail realisieren. Er startet den Vorgang und hat zugleich (in seinen gesendeten Objekten) den Vermerk. Er kann die E-Mail mit einer Kennzeichnung (z.B. Bearbeiten bis nächste Woche) versehen und sein E-Mail Programm kann ihn automatisch an den Vorgang erinnern. Ein weiterer Vorteil von E-Mail Kommunikation ist die Asynchronität des Vorgangs: Der Chef kann seinen Arbeitsschritt erledigen ohne dass der Mitarbeiter überhaupt in der Firma sein muss. Der Mitarbeiter bekommt automatisch den Auftrag, wenn er an seinem Rechner das E-Mail-Programm startet. Denn heutzutage ist es selbstverständlich für viele Mitarbeiter, dass die Rechner angeschaltet und das E-Mail-Programm meist automatisch aufgerufen wird, bevor man überhaupt Zeit hatte, den Mantel auszuziehen oder die Kaffeemaschine anzustellen. Wenn man also Kommunikationsbedarf hat und sofort einen Vorgang starten möchte, bei dem aber die jeweilig Reaktion des Kommunikationspartners warten kann, dann sollte man eine E-Mail schreiben. Da dies die allermeisten Fälle von Kommunikationsbedarf sind, wird klar, warum E-Mail-Kommunikation inzwischen so an Bedeutung gewonnen hat. E-Mail-Kommunikation wächst automatisch stark an, wenn eine Firma über eine Netzwerkinstallation an den Arbeitsplätzen E-Mail-Kommunikation ermöglicht.